قائمة تحقق
تخطيط الفعاليات.

كيف تستخدم هذه القائمة

قاعدتان تجعلان القائمة تعمل. الأولى أن لكل بند مسؤولاً واحداً بالاسم — لا إدارة، بل شخصاً. فالمسؤولية المشتركة هي سبب بقاء البند في ثلاثة اجتماعات متابعة دون أن يتحرك. والثانية أن لكل بند حالة قابلة للتحقق: مستند موجود، أو اعتماد في اليد، أو مورد متعاقد عليه. وعبارة «جارٍ العمل» ليست حالة.

وهذه القائمة ليست عدّاً تنازلياً بقصد. فإذا أردت التسلسل ومدة كل مرحلة، يغطي الجدول الزمني لتنفيذ الفعاليات المسار من التخطيط إلى التسليم في خمس مراحل متصلة. استخدم ذلك لمعرفة متى، واستخدم هذه لمعرفة ماذا.

1. الموجز والأهداف

• الغرض في جملة واحدة. ما يجب أن يكون صحيحاً في نهاية الفعالية.
• الجمهور. من يحضر، وبأي أعداد، وفي كم مجموعة متمايزة — ضيوف، وكبار شخصيات، وإعلام، وكوادر، وعارضون، وفريق تنفيذ.
• حالة التاريخ. مؤكد، أو مبدئي، أو نافذة مستهدفة. وضّح أيها.
• القيد غير القابل للتحريك. من بين التاريخ والميزانية والموقع والتصميم، أيها تقبل تحريكه أقل من غيره. سمِّه في الموجز.
• اللغات. العربية أو الإنجليزية أو كلتاهما — في اللوحات والشاشات والمطبوعات والتسجيل.
• المواعيد المفروضة عليك سابقاً. مواعيد قطع لدى جهة التنظيم، ومواعيد اعتماد، ومواعيد مجالس داخلية.

2. النطاق وتوزيع المسؤوليات

• مستند نطاق مكتوب. ما هو مشمول، وصراحةً ما هو غير مشمول.
• مصفوفة مسؤوليات. لكل حزمة: من يقرر، ومن ينفّذ، ومن يعتمد.
• تأكيد البنود التي تبقى لدى العميل. التصاريح والتراخيص، ودقة المحتوى، وقائمة المدعوين، والأمن المرخّص، واعتماد أصحاب القرار. هذه تبقى لدى العميل؛ وينسّق المنفِّذ حولها ولا يحملها.
• مالك واحد للجدول الرئيسي. اسم واحد. وإن لم تستطع كتابة اسم هنا فتوقف وحلّ هذا قبل كل شيء آخر.
• مسار التصعيد. من يقرر عند تعذّر الوصول إلى المالك، ومن يقرر في الموقع أثناء التجهيز.

وتوضح إدارة الفعاليات في السعودية نماذج التعاقد الأربعة وموضع الحد الفاصل في كل منها.

3. الميزانية

• توزيع على بنود التكلفة لا إجمالي واحد. الموقع، والإنتاج والتصنيع، والأنظمة التقنية، والمسرح، والتسجيل، والكوادر، واللوجستيات والشحن، والمحتوى، والضيافة، والاحتياطي.
• الاحتياطي كبند مستقل مُسمّى. بقاعدة تحدد من يُفرج عنه وبناءً على أي إثبات.
• الاتفاق على أساس أوامر التغيير. كيف يُسعَّر التغيير، والتاريخ الذي يتغير بعده السعر.
• جدول الدفعات متوافق مع التنفيذ. فالتصنيع يحتاج سيولة قبل الإدخال لا بعد الفعالية.
• الاستثناءات مسمّاة بالاسم. لا إخلاء مسؤولية عاماً.

ويغطي دليل تكلفة إنتاج الفعاليات في السعودية البنود منفردة وكيف تُقدَّر قبل الطرح.

4. الموقع

• العقد والتواريخ التي يغطيها فعلاً. بما في ذلك أيام التركيب والتفكيك، وكثيراً ما تُحتسب منفصلة.
• أنظمة الموقع مكتوبة. سياسة التعليق، والمقاولون المعتمدون، وحدود الضجيج، وساعات العمل، وحماية الأرضيات، وقواعد الأعمال الساخنة.
• الحزمة التقنية. مخططات بمقياس رسم، وارتفاعات الأسقف، ونقاط التعليق وحدود أحمالها، ومواضع الكهرباء وسعتها المتاحة، ومنافذ التحميل وأبعاد الأرصفة، وأحجام المصاعد.
• تأكيد تحمّل الأرضية لكل ما هو ثقيل — مركبات، وهياكل، ومعروضات كبيرة.
• معاينة موقع منجَزة وموثقة بالصور والقياسات، لا بكتيّب الموقع التعريفي.
• الاتصال بالشبكة. توافر الإنترنت، وسعته، وهل هو مخصص، وهل يمكن تشغيل التسجيل عليه.
• بديل للطقس إن كان أي جزء في الهواء المفتوح، مع تحديد نقطة القرار وصاحب القرار بالاسم.

5. التصميم والإنتاج

• تاريخ تجميد التصميم. التاريخ الذي تصبح التعديلات بعده مكلفة بوقت تصنيع، متفقاً عليه مسبقاً.
• رسومات تنفيذية لا صور تخيلية. أبعاد، ومواد، وتشطيبات، وتفاصيل إنشائية.
• حسابات إنشائية لكل ما يُبنى، حيث يطلبها الموقع أو جهة التنظيم.
• جدول تصنيع بتواريخ الورشة نفسها، ونموذج أو مجسّم حيث يكون التشطيب حاسماً.
• اعتماد التصميمات بلغتين في الاتجاهين، مع التحقق من كتابة الأسماء والمسمّيات.
• حساب الطلب الكهربائي بالكيلوواط، مع تحديد التوزيع والاحتياط.
• خطة التعليق بأحمال النقاط، معتمدة مقابل حدود الموقع.

ولأعمال المعارض تحديداً، يغطي دليل تخطيط منصات العرض مواعيد جهة التنظيم والاعتمادات الإنشائية، وهي تسير على تقويمها الخاص.

6. الاعتمادات والمستندات

• سجل اعتمادات. كل اعتماد مطلوب، ومن يمنحه، وما يتطلبه، ومدته الحقيقية.
• جدول مبني رجوعاً من تاريخ التنفيذ مع إدخال نافذة الاعتماد بطولها الحقيقي — لا من تاريخ انتهاء التصميم.
• شهادات تأمين من كل منفِّذ في الموقع، تُجمع قبل أسبوع التجهيز لا خلاله.
• تقييم مخاطر وبيانات طرق عمل حيث يطلبها الموقع أو جهة التنظيم.
• مستندات دخول الفريق — تصاريح وتصاريح مركبات وبيانات سائقين — مقدَّمة قبل موعد القطع.
• مستندات الشحن لكل مستورد، بما في ذلك الأوراق الجمركية واحتياطي تخليص.

7. الفريق والحضور

• قائمة المدعوين وإجراء الدعوة بآلية تأكيد حضور ونسبة استجابة متابعة.
• خطة كبار الشخصيات. مسار الوصول، ومنطقة الانتظار، والمرافقة، والجلوس، ومن يملك كل علاقة.
• حزمة المتحدثين. فترات مؤكدة، ومواعيد تسليم محتوى، ومتطلبات تقنية، وسفر، ووقت بروفة قَبِل به كل متحدث.
• خطة الكوادر حسب الوظيفة والوردية. التسجيل، والإرشاد، والاستعلامات، والاستقبال، والتقنية، والإدارة — بعدد لكل وردية لا لكل يوم.
• مواد تعريفية وجلسة تعريف تحدث قبل الفعالية لا على الباب.
• رفاه الفريق. فترات راحة، وماء، ووجبات، وظل أو تبريد أثناء التجهيز. وفي الصيف السعودي هذا مُدخَل جدول لا مجاملة.
• خطة الإعلام. الاعتمادات، والمواقع، وحدود الوصول، ومن يرافق.

8. التسجيل والوصول

• طريقة التسجيل مختارة ومختبرة: تسجيل مسبق، أو في الموقع، أو كلاهما.
• تحديد فئات الاعتماد وما تستطيع كل فئة الوصول إليه.
• عدد المكاتب والكوادر مقدَّر مقابل منحنى الوصول لا مقابل إجمالي الحضور — فمعظم الضيوف يصلون في العشرين دقيقة نفسها.
• إنتاج البطاقات محدَّد: مطبوعة مسبقاً، أو عند الطلب، أو كلاهما، مع خطة بديلة لكل منهما.
• بديل يعمل بلا شبكة في حال انقطاع الاتصال.
• تصميم المسارات مرسوماً على المخطط، بما في ذلك موضع التجمّع الفائض.
• المسار من الباب إلى المقعد مُجرَّب من أوله إلى آخره، بشخص، قبل اليوم.

ويغطي تسجيل الحضور وإدارة الزوار تقدير المكاتب ومنحنيات الوصول بتفصيل.

9. اللوجستيات والشحن

• تسلسل الإدخال بالمركبة وبالساعة، بالترتيب الذي يفرضه التنفيذ — التعليق قبل الديكور، والديكور قبل التقنية، والتقنية قبل التجميل.
• حجز الرصيف وتنظيم المركبات متفقاً عليه مع الموقع.
• تخزين في الموقع محدَّد للصناديق وقطع الغيار والمستهلكات.
• خطة التفكيك ومعيار استعادة الموقع متفقاً عليهما كتابةً، بما في ذلك الحالة التي يتوقعها الموقع.
• إزالة المخلفات مُرتَّبة، مع النافذة الزمنية التي يجب أن تحدث فيها.
• لوجستيات الإرجاع للمعدات المستأجرة، مع موعد الإرجاع.

حزمة يوم التنفيذ

• ورقة سير العرض بالإشارات والمسؤولين والتوقيتات، بضبط نسخ وتاريخ.
• ورقة التواصل — صفحة واحدة، أرقام جوالات، ولا مسمّيات بلا أسماء.
• بروفة تقنية مكتملة بتشغيل كل إشارة فعلياً لا بوصفها.
• جولة نهائية يقوم بها من سيتخذ القرارات أثناء الفعالية.
• قطع غيار ومستهلكات في الموقع: كابلات، ولمبات، وبطاريات، ولواصق، ومثبّتات، وقرطاسية.
• خطة الاتصال. قنوات أجهزة الاتصال ومن على كل قناة، مع بديل مُختبر.
• إجراء الطوارئ مُعرَّف به للفريق والكوادر، ومتوافق مع خطة الموقع نفسها.

بعد الفعالية

• تفكيك مكتمل بالمعيار المتفق عليه، مع توثيق التسليم بالصور.
• تسوية نهائية للميزانية مقابل الفعلي، بما في ذلك أوامر التغيير.
• جمع المحتوى والأصول — تصوير، وفيديو، ومحتوى الشاشات — وأرشفتها في مكان يمكن إيجاده.
• جلسة مراجعة خلال أسبوعين، بكتابة ما يُعاد وما يُغيَّر لا بتذكّره.
• تسجيل أداء الموردين ما دام دقيقاً.

تنفّذ OnePass إدارة الفعاليات والإنتاج والأنظمة التقنية وعمليات الموقع في أنحاء السعودية، ومجالات الخدمة الثمانية تقابل الحزم أعلاه مباشرة.